Efficiënte projectadministratie

‘Het projectvolgsysteem is voor mij de meerwaarde van de SubsidieManager’

Joris van Schilt zorgt als fondsenwerver bij zorgorganisatie ASVZ voor de extraatjes die buiten de reguliere zorgvergoedingen vallen. Doordat hij tegelijkertijd aan verschillende projecten werkt, is het belangrijk om de administratie goed op orde te hebben. ‘Het projectvolgsysteem van de SubsidieManager is voor mij een geweldige aanvulling. Ik hield van alles bij in Word, maar dit werkt prettiger.’ ASVZ is een stichting die actief is in Zuid-Holland en een deel van Noord-Brabant en zorg biedt aan mensen met een verstandelijke beperking. Joris licht toe: ‘We hebben een aantal locatiegebonden woningen voor cliënten met een verstandelijke beperking en we bieden ambulante begeleiding aan cliënten die op zichzelf wonen.’

Goede administratie bijhouden

De reguliere zorg van ASVZ wordt vergoed door de zorgverzekeraars en het Rijk, maar daarnaast is nog veel extra geld nodig. ‘Als adviseur fondsenwerving probeer ik fondsen enthousiast te maken voor onze projecten. Ik krijg van collega’s aanvragen om geld te vinden voor projecten binnen de locatiegebonden woningen, maar ook voor de cliënten die we thuis begeleiding bieden. Ik zoek bijvoorbeeld fondsengeld voor duofietsen, waterbedden, tablets, belevenistafels, snoezelruimtes en speciale vakanties, maar ook voor een aangepast speeltoestel bij iemand in de tuin of deelname aan een sportweekend als daar thuis geen geld voor is. Het is mijn werk om een goede projectomschrijving te maken en daarna ga ik aan de slag met het benaderen van de fondsen. Bij sommige fondsen mag je eens per twee jaar een aanvraag indienen, dus het is belangrijk dat ik daar een goede administratie van bijhoud.’

Testers helpen systeem te verbeteren

Wanneer Joris wordt benaderd om de SubsidieManager te testen, is hij eerst sceptisch. ‘Ik krijg wel vaker telefoontjes van bedrijven en dan willen ze meestal wat aan me slijten. Dit telefoontje was anders. SubsidieGezocht was op zoek naar fondsenwervers die wilden meedenken over het informatiesysteem dat de organisatie aan het ontwikkelen was. Uit ervaring weet ik dat er weinig goede databases zijn. Met mijn Word-bestanden heb ik mijn eigen informatiesysteem ontwikkeld, maar ik vermoedde dat dit beter kon. Daarom besloot ik hieraan mee te werken. Het was een leuk traject. Via Teams hadden we ontmoetingen tussen mensen van de SubsidieManager en de andere leden van het testpanel. Tijdens het werken met de SubsidieManager hebben we steeds feedback gegeven waardoor het systeem kon verbeteren.’

Alles in één systeem

Joris is vooral enthousiast over het projectvolgsysteem. ‘Ik ben vaak met veel verschillende projecten bezig en spreek dagelijks allerlei mensen, zoals contactpersonen bij de fondsen en de aanvragers van de verschillende projecten. Dan is het fijn als ik eigenschappen van elk project en gespreksnotities in één informatiesysteem kan verwerken. Ook de herinneringsoptie is handig. Ik kan er bijvoorbeeld in zetten wanneer de deadline voor de eindverantwoording is. Het systeem geeft mij op tijd een herinnering, zodat ik daarmee aan de slag kan. Wat ook mooi is aan de SubsidieManager is dat ik het overal kan gebruiken. Ik kan documenten uploaden en vind alle bestanden snel terug.’